İletişim en az iki kişinin bilgi ve mesaj üreterek bunları birbirlerine sözel, yazılı veya mimik/beden hareketleri ile ilettikleri ve bu iletileri anlayıp yorumladıkları bir süreçtir. Bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma aşamaları bir paylaşım sürecidir ve bu aşamalar olmadan iletişim sağlanamaz. İnsanlar arasındaki yüz yüze etkileşimde vücut dili, ses ve kelimler olmak üzere üç ana kısım vardır. Yüz yüze iletişimin bu parçalarından biri olan sözcükler yani mesajın içeriği %10’luk bir kısmı oluştururken ses (ritim, tonlama, sesin yüksek ve alçaklığı) ise %30’luk bir bölümünü oluşturur. Yüz yüze etkileşimde geri kalan %60’lık kısmı ise vücut hareketleri (beden dili) oluşturmaktadır. Yani iletmek istediğimiz mesajın içeriğinden çok o mesajı nasıl ilettiğimiz de yüz yüze etkileşimde büyük rol oynamaktadır.

Aktif iletişim birçok durumdan etkilenir. Örneğin, iletişimin yer aldığı mekan, iletişimin içeriği, mesajı veren ve alan kişinin geçmiş deneyimleri, bilgi dağarcığı ve kişilerin değer ve inançları mesajların aktarılma ve algılanma biçimlerini etkileyebilir. Bunların yanı sıra, iyi ve tam dinlememe ve doğru anlamama, farklı bir içerik temel alınarak mesajları yorumlama, konuşma becerilerinde eksiklik, dışardan gelen fiziksel uyaranlar, ifadelere ve kelimelere içerdiğinden fazla yüklenen anlamlar, varsayımda bulunma ve çıkarımlar yapma, güvensizlik, kişinin o an içinde bulunduğu duygusal durum da iletişimi etkileyen ve zorlaştıran diğer faktörler olarak ele alınabilir. İletişim becerilerini geliştirmek, yukarıda bahsedilen iletişimi zorlaştırabilecek faktörleri ortadan kaldırabilmek, mesajları daha iyi anlamak ve daha iyi anlaşılmak adına uygulanabilecek 3 ana içerik bulunmaktadır. Empati, Aktif dinleme ve Geri bildirim.

Empati (duygudaşlık); kendimizi bir an için karşımızdaki kişinin yerine koyup onun yaşadığı olay veya durum karşısında neler hissetmiş olduğunu anlamaya çalışmak ve o konumdan çıkıp hissetmiş olduğu duyguların neler olabileceğini karşımızdaki kişiye iletmektir. Empati yaparken karşımızdakinin duygu yükünü fazlalaştırmadan ya da azaltmadan doğru olarak anlamak ve iletmek önemlidir ve sözel tepkilerin yanı sıra beden diline de empati kurulmalıdır. Empatik ifade; karşımızdakinin ne hissettiğini anladıktan sonra, durumu özetlemek ve ne hissetmiş olabileceğini yargılamadan ve kesin ifadeler kullanmadan ifade etmektir. Bu yaklaşım, konuştuğumuz kişinin kendisini daha iyi anlamasını sağlar.

Aktif dinleme, karşımızdaki anlayabilmeyi sağlar ve iyi ilişkiler kurabilmenin temelini oluşturur. Sözlü ve sözsüz tepkilerimiz ile dikkatimizi karşımız dakine hissettirmek ve konu ile ilgili sorular sormak aktif dinlemeyi oluşturur. Böylelikle karşımızdakine güven verir ve değerli hissettiririz. Bu da iletişimi detaylandırırken iyi ilişkiler oluşturmaya yardımcı olur.

Geri Bildirim; karşılıklı iletişimde geri bildirim alıp vermek kişiler arasında etkileşimi arttırarak iletişimin güçlenmesini sağlar. Geri bildirim verirken; verilen tepkilerin karşımızdakine yardımcı olacağından emin olmak, doğrudan ve duygularımızı katarak konuşmak, kişinin davranışını ve bunun etkilerini tanımlamak, yargılayıcı ya da tehdit edici olmamak, karşımızdaki kişiyi açık hissettiğimizde kendi fikirlerimizi ve önerilerimizi iletmek önemlidir. Karşımızdaki bir kişi bize geri bildirimini ilettiğinde yani birinden geri bildirim alırken güçlü iletişim kurmak adına bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Örneğin; savunmacı olmamak, görüşlerini tanımlamasını istemek, belirli ve net örnekler sormak, doğru anladığımıza emin olmak adına ilettiği bilgileri özetlemek, anlamadığımızda daha fazla açıklama istemek, karşımızdakinin vermiş olduğu tepkiye dair duygularımızı paylaşmak ve çıkarımlarımızın doğruluğunu paylaşmak sağlıklı geri bildirim sağlayarak iletişim becerilerimizi güçlendirir.